PROJE/ETKİNLİK HAZIRLIK

Proje/Etkinlik ilk Planı (Taslak):

Türü; Kurumlararası Proje, Farkındalık Projesi, Alan Uygulama Projesi, Eğitim Projesi vb.

Proje Adı; “Çalışanları Tanıyalım-…………..” Farkındalık ve Alan Uygulama Projesi vb.

Hedef Kitle; Tüm öğrenciler, İnşaat programı öğrencileri vb.

Paydaş kurumlar; yüksekokul, belediye, …firması vb.

Program Örneği;

Öğle Öncesi-Proje Tanıtımı

10.30 -ilgili projenin, projeyle ilgili birim ve yapının tanıtımı

Yer; Yüksekokul konferans salonu.

Konuşmacılar; Yüksekokul müdürü, Kaymakam, İlgili birim yetkilisi veya amiri vb.

Program; saygı duruşu istiklal marşı, açılış konuşması, ilgili kurum yetkilisinin konuşması, teşekkür belgeleri takdimi vb.

Öğle Sonrası- Projenin Öğrencilere Yönelik Alan Uygulama Eğitimi ve Farkındalık Süreci

13.00- 16.00 – Öğrenci Gruplarının İlgili Birimin Çalışma Alanlarında Uygulamaya Katılımı ve Bilgilendirilmesi:

-İlgili Bölüm veya Program veya Yüksekokul öğrencilerine yönelik 18 öğrencinin dönüşümlü gruplarla birim alanında uygulamalara katılımı, kısa mesaisi. 

-Öğrencilerin Uygulama ve çalışmaları yerinde görmesi, çalışanlar ile iletişim kurması ve farkındalığın sağlanması.

Uygulama ve Farkındalık Eğitim Programı:

18 öğrenciden oluşan 3(üç) Öğrenci grubunu ilgili alanlarda dönüşümlü olarak bulunacak ve alanlar tanıtılacak,

1. Uygulama Alanı (Eğitim Süre 1 saat) 1gr,2gr,3gr
2. Uygulama Alanı (Eğitim Süre 1 saat) 2gr,3gr,1gr
3. Uygulama Alanı (Eğitim Süre 1 saat) 3gr,1gr,2gr

Var ise 1. Gün, 2 gün… programları yazılır.

İlk plana göre gerekli görüşmeler onaylar yapılarak son plan oluşur proje veya etkinlik başlama raporuna dönüşür.

Proje/Etkinlik Resmileştirme:

-Proje/etkinlik başlama raporunun EBYS üzerinden gönderimi (Ekli dosya formatı Word-doc).

(Proje veya etkinlik raporu için web sayfamızda yayımlardan faydalanabilirsiniz. Tıklayınız)

-Proje/etkinlik gerçekleştirme, görseller, afiş, kayan yazı, web raporu vb. belgelendirmelerin oluşturulması.

-Proje/etkinlik bitiş raporunun EBYS üzerinden gönderimi. İlgili bilgi belgelerin Eki olarak EBYS de gönderimine eklenmesi (Ekli dosya formatı Word-doc).

(Proje veya etkinlik bitiş raporu için ilgili başlama raporunu bitişe dönüştürerek, ilgili görseller, analizler, sonuç vb. belirtilir)

-Varsa diğer belgeler.

Etkinlik Öncesi Genel Hazırlık:

-İlgili birimlerle iletişim program hazırlığı

-İlgili projenin alan çalışması için ilgili eş birim yetkilileri ile sürecin planlanması

-Alan çalışmasına katılacak, öğrencilerin tespiti organizasyonu

-Öğrencilerin alana ulaşım çözümü (Yüksekokul sekreteri ile görüşmeler)

-Öğrencilere eşlik edecek öğretim elemanları.

-Etkinlik planın Yüksekokul müdürüne sunulması ve onayı.

-Gerekli yazışmaların ve davetlerin yapılması. (Yüksekokul sekreteri ile görüşmeler)

-Etkinlik programı netleşmiş olacak.

Etkinlik Günü İçin Özel Hazırlık:

-Etkinlik yeri (Konferans salonunu) hazırlıklarının yapılması (Yüksekokul sekreteri ile görüşmeler),

-Misafirlere öğle yemeği organizasyonu ve finansmanı (sponsor vb.) (Yüksekokul sekreteri ile görüşmeler),

-Etkinlik öncesi Yüksekokul/Bölüm öğrencilerinin konferans salonunda toplanması gerekli duyuru iletişimler,

-Sunucu ve ses pc masası öğrencilerinin tespiti, prova, saygı duruşu, istiklal marşı, sunum vb hazırlık,

-Ses pc masası öğrencisinin kısa eğitimi için yüksekokul sekreteri ile ses masası desteği verecek personel ile iletişim kurulması,

-Etkinlik ve alan görselleri için öğrenci resimleme ekibi oluşturma, toplanan görsellerin yüksekokula teslimi ve ilgili kişiler ile paylaşımı.

-Etkinlik sunum, projeksiyon görseli; proje adı, Proje slaydı, resim vb. hazırlık,

-Etkinlik şablon sunum metnin ilgili etkinlik programına göre düzenlenmesi. (Şablon için Tıklayınız Doc  Pdf)

-Teşekkür belgelerinin hazırlanması (Özel kalem ile görüşmeler)

-Etkinlik öncesi son kontrol varsa teknik sorunların giderilmesi hazırlığın tamamlanması,

-varsa ilave hazırlıklar.

Yapılacak Etkinliği Duyurulması için Hazırlık:

-1 veya 2 hafta önce proje afişi ve kayan resim için yüksek çözünürlükte resimler hazırlanır, telif içermeyen resimler toplanır,

-Afiş veya kayan resimde kullanılacak bilgiler Word-doc formatında hazırlanır. Etkinliğin adı, konuşmacılar ve birim bilgileri, saat, tarih, yer…,

-İlgili bilgiler tek klasörde toplanıp sıkıştırılmış (zipli, rarlı) dosya olarak kurumsal mail adresine gönderilmesi,

-WhatsApp paylaşımı resim çözünürlüğünü düşürdüğü için mail esas alınacak. Telefonla çekilen görsellerin mail üzerinden gönderilmesi orijinalliği korur.

-İlgili belge bilgi ve görsellerden kayan resim afiş vb oluşturulur webde yayımlanır.

Yapılan Etkinliğin Duyurulması için Hazırlık:

-1 veya 2 gün sonra yüksek çözünürlükte resimler mail, flaş yolu ile toplanır,

-Afiş veya kayan resimde kullanılacak bilgiler Word-doc formatında hazırlanır. Etkinliğin adı, konuşmacılar ve birim bilgileri, saat, tarih, yer, teşekkür yazısı, etkinliğin haber yazısı…,

-Yüksekokul web sayfamızda biten etkinlik raporları (pdfleri) mevcuttur. Formata uygun ilgili rapor Word-doc formatında başlıkları yazılır, resimlerin hepsi yerleştirilir,

-İlgili belgeler, resimler bir klasörde toplanıp sıkıştırılmış (zipli, rarlı) dosya olarak kurumsal mail adresine gönderilir,

-Maile gönderilen belge, bilgi ve görsellerden etkinlik raporu düzenlenir uygun hale getirilir ve webde rapor, kayan resim vb olarak paylaşılır.